Особенности признания расходов на ремонт основных средств

Автор: Мишанина М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо» Ремонт основных средств предполагает проведение образовательными учреждениями профилактических мероприятий, устранение повреждений и неисправностей, замену изношенных конструкций и деталей. По объему и характеру выполняемых работ ремонт может быть текущим и капитальным. Как определить к какому виду ремонта относятся соответствующие работы? За счет каких источников и по каким КВР, кодам КОСГУ они могут быть оплачены? Как документально оформить ремонт основных средств и отразить в учете расходы, связанные с его проведением?

Классификация ремонтных работ

• при текущем ремонте устраняют мелкие неисправности, выявляемые в ходе повседневной эксплуатации основного средства, при котором объект практически не выбывает из эксплуатации, а его технические характеристики не меняются, проводят работы по систематическому и своевременному предохранению основных средств от преждевременного износа путем проведения профилактических мероприятий;
• при капитальном ремонте восстанавливают утраченные первоначальные технические характеристики объекта в целом, при этом основные технико-экономические показатели остаются неизменными.

При разграничении понятий текущего и капитального ремонта объектов капитального строительства (зданий, сооружений) необходимо руководствоваться нормами ГрК РФ, где указано:

• текущий ремонт проводится в целях поддержания параметров устойчивости, надежности зданий, сооружений, а также исправности строительных конструкций, систем инженерно-технического обеспечения, сетей инженерно-технического обеспечения, их элементов в соответствии с требованиями технических регламентов, проектной документации (п. 8 ст. 55.24 ГрК РФ);
• капитальный ремонт осуществляется для замены и (или) восстановления строительных конструкций (их элементов) объектов капстроительства (за исключением несущих строительных конструкций), систем инженерно-технического обеспечения и сетей инженерно-технического обеспечения объектов (их элементов), а также для замены отдельных элементов несущих строительных конструкций на аналогичные или иные улучшающие показатели таких конструкций элементы и (или) восстановления указанных элементов (п. 14.2 ст. 1 ГрК РФ).

Также отметим, что для текущего ремонта, в отличие от капитального, не требуется проектная документация (ч. 2 ст. 48 ГрК РФ).

Определять виды ремонта (текущий или капитальный) и различия между ними обязаны технические службы учреждения путем разработки в рамках системы планово-предупредительного ремонта соответствующих нормативных документов (письма Минстроя РФ № 7026-АС/08, Минфина РФ № 16-00-14/10 от 14.01.2004).

Оплата ремонтных работ

Как правило, источниками финансового обеспечения расходов бюджетных (автономных) образовательных учреждений на проведение:

• текущего ремонта являются субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания (абз. 1 п. 1 ст. 78.1 БК РФ, приказы Минпросвещения РФ от 20.11.2018 № 235, 237, Минобрнауки РФ от 22.09.2015 № 1040, от 23.12.2015 № 1512);
• капитального ремонта – субсидии на иные цели (абз. 2 п. 1 ст. 78.1 БК РФ, приказы Минпросвещения РФ от 30.12.2020 № 855, Минобрнауки РФ от 28.12.2020 № 1600).

Также на оплату ремонтных работ могут быть направлены собственные средства этих учреждений, полученные ими в рамках приносящей доход деятельности.

Аналогичные затраты казенных образовательных учреждений покрываются за счет бюджетных средств в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств на соответствующие цели (ст. 6, п. 2 ст. 161 БК РФ).

Обратите внимание: Денежные средства на указанные цели должны быть предусмотрены планом ФХД бюджетных (автономных) учреждений или бюджетной сметой казенных учреждений.

В силу п. 10.2.5 Порядка № 209н расходы на оплату договоров (контрактов) на выполнение работ по ремонту основных средств относятся на подстатью 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Указанная подстатья применяется в увязке с КВР (п. 48.2.4.3, 48.2.4.4 Порядка № 85н):

• 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» – при текущем ремонте;
• 243 «Закупка товаров, работ, услуг в целях капитального ремонта государственного (муниципального) имущества» – при капитальном ремонте.

Казенные образовательные учреждения в установленных случаях также могут применять КВР 242 «Закупка товаров, работ, услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий» или 246 «Закупка товаров, работ, услуг в целях создания, развития, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем» (п. 48.2.4.2, 48.2.4.6 Порядка № 85н). Например, при оплате ремонта компьютерного оборудования.

Расходы на разработку проектной и сметной документации для ремонта основных средств относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка № 209н).

В случае, если ремонтные работы осуществляются из материалов учреждения-заказчика, расходы на их приобретение отражаются по соответствующей подстатье статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ:

• 344 «Увеличение стоимости строительных материалов» КОСГУ – при покупке строительных материалов (п. 11.4.4 Порядка № 209н);
• 346 «Увеличение стоимости прочих оборотных запасов (материалов)» – при приобретении запасных и (или) составных частей для машин, оборудования, оргтехники, вычислительной техники, систем телекоммуникаций и локальных вычислительных сетей, систем передачи и отображения информации, защиты информации, информационно-вычислительных систем, средств связи и т. п. (п. 11.4.6 Порядка № 209н);
• 347 «Увеличение стоимости материальных запасов для целей капитальных вложений» – при покупке всех видов материалов, включая строительные, для целей, связанных с капвложениями (формированием или увеличением стоимости нефинансовых активов) (п. 11.4.7 Порядка № 209н).

Документальное оформление

Расходы на проведение текущего и капитального ремонта основных средств должны быть обоснованы и документально подтверждены (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Необходимость и целесообразность проведения соответствующих работ можно подтвердить дефектной ведомостью, актом осмотра имущества. Отметим, что дефектная ведомость используется для оформления предполагаемых объемов работ по ремонту для целей планирования закупок материалов, работ, услуг. Однако она не является первичным учетным документом, но может быть приложена к нему в целях подтверждения фактически произведенных объемов работ по ремонту (Письмо Минфина РФ от 14.01.2019 № 02-07-10/868).

Первичными документами, подтверждающими проведение ремонтных работ, являются акт о приеме выполненных работ (форма КС-2) и справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма КС-3).

В целях отражения в учете расходов на проведение ремонтных работ оформляется акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103). Этот документ содержит сведения о сроках проведения работ по договору и фактически, сведения об объекте основных средств и расходах на проведение работ по ремонту. При осуществлении работ сторонней организацией акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у учреждения-заказчика, второй – передается организации, проводившей ремонт. Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку отремонтированных объектов, а также представителем организации, проводившей ремонт, утверждается руководителем учреждения (уполномоченным лицом) и сдается в бухгалтерию (п. 2 приложения 5 к Приказу Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н).

Информация о выполненных ремонтных работах указывается в инвентарных карточках учета нефинансовых активов (ф. 0504031) и группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) (п. 27 Инструкции № 157н).

Передача исполнителю (подрядчику) материальных запасов, приобретенных учреждением-заказчиком для проведения ремонтных работ, оформляется актом или накладной. При списании использованных в процессе ремонта материалов составляется акт списания материальных запасов (ф. 0504230).

Бухгалтерский учет расходов на ремонт

По общему правилу расходы на все виды ремонта (включая капитальный) не увеличивают первоначальную стоимость объекта основных средств, их относят в состав затрат текущего финансового года (п. 19 СГС «Основные средства», п. 27 Инструкции № 157н, п. 6 Письма Минфина РФ от 15.12.2017 № 02-07-07/84237).

Исключением являются затраты, произведенные в ходе капитального ремонта по замене отдельных составных частей основного средства – комплекса конструктивно сочлененных предметов, которые могут включаться в стоимость объекта основных средств, если это предусмотрено учетной политикой. При этом созданный по итогам таких работ объект должен соответствовать критериям признания его основным средством, предусмотренным п. 8 СГС «Основные средства» (п. 27 названного стандарта).

В этом случае стоимость объекта корректируется на документально подтвержденную стоимость заменяемых (выбывающих) частей. Остаточная стоимость замененной (выбывшей) части объекта основных средств относится на финансовый результат текущего периода (списывается с бухгалтерского учета) вне зависимости от того, амортизировалась эта часть объекта отдельно или нет (п. 50 СГС «Основные средства»).

Если определить остаточную стоимость замененной (выбывшей) части объекта основных средств невозможно, она может быть признана эквивалентной затратам на ее замену (приобретение или строительство) на момент их признания.

В случае, когда надежно определить стоимость заменяемого объекта не представляется возможным, а также если в результате такой замены не создан самостоятельный объект, удовлетворяющий критериям актива, уменьшать стоимость ремонтируемого объекта не нужно (Письмо Минфина РФ от 25.05.2018 № 02-06-10/35540).

Ниже рассмотрим примеры отражения в учете расходов на проведение ремонтных работ.

Пример 1.

В актовом зале учебного заведения (автономное учреждение) произведена замена старых оконных блоков на новые. Работы проводились в рамках текущего ремонта здания за счет средств субсидии на финансовое обеспечение выполнения госзадания. Стоимость работ по установке окон согласно договору, заключенному со сторонней организацией, составила 60 000 руб. Окна приобретались учреждением по отдельному договору поставки, их стоимость равна 120 000 руб. Учетной политикой учреждения предусмотрено отражать указанные расходы в составе прямых затрат.

В соответствии с Инструкцией № 183н названные операции отразятся в учете учреждения следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Приняты к учету пластиковые окна в составе материальных запасов	4 105 34 344	4 302 34 734	120 000
Погашена задолженность перед поставщиком окон	4 302 34 834	4 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 344 КОСГУ)	120 000
Отражена передача пластиковых окон подрядчику для установки	4 105 34 344 (подрядчик) Забалансовый счет 41	4 105 34 344 (склад)	120 000
Отражена стоимость выполненных работ по установке окон в рамках текущего ремонта здания	4 109 60 225	4 302 25 734	60 000
Погашена задолженность за выполненные работы по установке окон	4 302 25 834	4 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 225 КОСГУ)	60 000
Списана стоимость окон, использованных в процессе ремонта	4 109 60 272	4 105 34 444 Забалансовый счет 41	120 000

В примере исходим из того, что учетной политикой учреждения предусмотрено ведение учета переданных на давальческой основе материалов на забалансовом счете 41 «Материалы, переданные на давальческой основе».

Пример 2.

На балансе бюджетного образовательного учреждения в качестве единого инвентарного объекта числится система видеонаблюдения – комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое. Учреждение приняло решение провести капитальный ремонт одного из элементов данного объекта. Стоимость новой части объекта, приобретенной у поставщика, равна 40 000 руб.

Стоимость объекта, подлежащего выбытию, равна 30 000 руб. Амортизация на этот объект начислена в размере 100 %. Его текущая оценочная стоимость для утилизации на дату принятия его к учету определена в размере 2 000 руб.

После проведения ремонтных работ срок полезного использования объекта основных средств не изменился.

Все расходы произведены учреждением за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности (не облагаемой НДС).

Согласно Инструкции № 174н указанные операции отразятся на счетах бухгалтерского учета следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено списание одного из элементов системы видеонаблюдения при проведении капитального ремонта	2 104 34 411	2 101 34 410	30 000
Оприходован старый элемент системы видеонаблюдения после проведения ремонтных работ	2 105 36 346	2 401 10 199	2 000
Отражены фактические вложения в состав основного средства в сумме новой части объекта	2 105 36 347	2 302 34 734	40 000
	2 106 31 310	2 105 36 447
Погашена задолженность перед поставщиком	2 302 34 834	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (КВР 243 / подстатья 347 КОСГУ)	40 000
Увеличена стоимость основного средства на сумму произведенных капитальных вложений	2 101 34 310	2 106 31 310	40 000

Пример 3.

Ноутбук, числящийся на балансе казенного образовательного учреждения, сломался. Стоимость его ремонта, выполненного сторонней организацией, составила 5 000 руб.

На основании Инструкции № 162н указанные операции отразятся в бюджетном учете следующими проводками:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражены расходы на проведение ремонта ноутбука	1 401 20 225	1 302 25 734	5 000
Оплачен ремонт ноутбука	1 302 25 834	1 304 25 225	5 000

Создание резерва на ремонт основных средств

Образовательные учреждения вправе создавать резерв предстоящих расходов на текущий и капитальный ремонт основных средств. Его формирование осуществляется на основе оценочных значений (п. 302.1 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 02-07-07/28998).

К сведению: оценочное значение – значение какого-либо показателя, которое рассчитано или приблизительно определено при отсутствии точного способа его определения. Значение этого показателя необходимо для ведения бухгалтерского (бюджетного) учета или отражения в бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 6 СГС «Учетная политика»).

Порядок и методы формирования оценочного значения устанавливаются в учетной политике учреждения. Например, резерв можно формировать ежемесячно в размере 1/12 от сметной стоимости ремонтных работ за год.

Для формирования резерва используется счет 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».

Операции по созданию и использованию резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующими проводками:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сформирован резерв на ремонт основных средств

0 109 хх 225
0 401 20 225

Отражены расходы на ремонт за счет резерва

Списана разница между суммой признанного резерва и расходами на ремонт (если расходы превысили резерв)

Списана неиспользованная сумма резерва (если фактические расходы на ремонт меньше величины сформированного резерва)

0 109 хх 225
0 401 20 225

Ремонт – это комплекс работ, направленных на восстановление функций объектов основных средств для дальнейшего их использования.

Порядок отражения в учете расходов, связанных с ремонтными работами, зависит от того, какой ремонт осуществляется: текущий или капитальный. Определять виды ремонта и различия между ними обязаны технические службы учреждения путем разработки в рамках системы планово-предупредительного ремонта соответствующих нормативных документов.

В общем случае расходы на оплату договоров на ремонт (текущий и капитальный) отражаются по подстатье 225 КОСГУ. При этом если работы проводятся в рамках капитального ремонта, то применяется КВР 243, а в рамках текущего ремонта – 244.

Как правило, расходы на все виды ремонта (включая капитальный) не увеличивают первоначальную стоимость объекта основных средств, их относят в состав затрат текущего финансового года. Исключением являются затраты, произведенные в ходе капитального ремонта по замене отдельных составных частей основного средства – комплекса конструктивно сочлененных предметов, которые могут включаться в стоимость объекта основных средств, если это предусмотрено учетной политикой.

https://www.audit-it.ru/articles/account/assets/a8/1034709.html