Аренда автомобиля у физлица: оформление налогообложения и учет

Аренда автомобиля у физлица: оформление налогообложения и учет

Если автомобиль нужен временно, то самый быстрый и дешевый способ его получить – взять в аренду. И арендодателем может быть физлицо: как ФЛП, так и без регистрации предпринимателем. Как оформить договор аренды автомобиля, каковы его существенные условия и нужно ли его заверять нотариально, какими документами оформить передачу автомобиля от физлица к предприятию, налогообложение аренды автомобиля, бухгалтерский учет аренды автомобиля – все это читайте в статье

Причины заключить договор аренды автомобиля

Предприятия заключают договоры аренды автомобилей по разным причинам, среди которых:

• отсутствие собственного автомобиля нужного типа;
• нужна стоимостная машина для представительских целей. В государственных предприятиях или бюджетных учреждениях бывает проще осуществить аренду, чем приобрести такой автомобиль;
• возможна частая смена автомобилей, поэтому приобрести нецелесообразно;
• машина нужна на незначительный промежуток времени и дешевле арендовать, чем купить;
• директор или другой работник предприятия желает воспользоваться для командировки или передвижения по городу собственным автомобилем. Это может быть разово, периодически или же и на постоянной основе.

Причины здесь действительно могут быть разные. Однако больше всего вопросов вызывает именно последняя причина – аренда автомобиля у работника предприятия, поэтому в консультации больше внимания уделим ситуации аренды автомобиля, например у директора.

Зачем заключать договор аренды автомобиля с работником

В ситуации аренды автомобиля у директора или иного работника возникает простой вполне логичный вопрос: а нельзя ли поступить проще и обойтись без договора аренды в такой, казалось бы, простой ситуации? Відповідь на це питання зависит от вас, но договор аренды автомобиля с работником позволяет:

• списать собственное приобретенноетопливо по автомобилю, который используется для командировки работника предприятия, передвижение по городу, перевозка грузов. Договор аренды авто у физического лица связывает списание горючего с хозяйственной деятельностью предприятия, в частности это требуется в учете налогового кредита по НДС. Без договора просто нельзя доказать связь с хозяйственной деятельностью, ведь машина принадлежит работнику, а не предприятию;
• компенсировать расходы горючего директору или другому работнику без налогообложения такой компенсации как дополнительного блага. Без договора аренды непременно возникает необходимость удержать с такой компенсации налог на доходы физических лиц (НДФЛ), военный сбор (ВС), а также начислить единый социальный взнос (ЕСВ);
• иметь налоговый кредит по НДС, если аренда осуществляется у физлица-предпринимателя, который является плательщиком НДС.

Добавим, что компенсировать расходы горючего директору, отправившемуся в командировку на собственном автомобиле можно и путем начисления ему премии. Однако в таком случае по налогообложению получится практически то же, что и компенсация горючего с налогообложением как дополнительного блага, ведь на зарплату начисляется ЕСВ и удерживается НДФЛ и ВС.

Забегая добавим, что и еще одно преимущество начисления работнику арендной платы по сравнению с начислением премии – экономия на ЕСВ, ведь арендные платежи не являются объектом обложения ЕСВ.

Внимание: компенсация топлива без налогообложения, платежи физлицу без ЕСВ – это ключевые преимущества договора аренды автомобиля у работника.

• Податкова накладна із зразками заповнення
• Розрахунок коригування до ПН: правила і зразки заповнення
• Зведена податкова накладна

Юридическая и правовая основа аренды автомобиля

Аренда (она же – наем) по Гражданскому кодексу (далее – ГК) представляет собой передачу имущества во владение и пользование за плату на определенный срок (ч. 1 ст. 759 ГК). О платности и ограниченности срока аренды упоминает и ст. 283 Хозяйственного кодекса (далее – ГК). Договорам аренды транспортного средства (ТС) как отдельной разновидности договора аренды (найма) посвящены ст. 798-805 ГК. Договор аренды автомобиля как раз и регулируется этими положениями ГК.

• если автомобиль надо в пользование не безвозмездной основе, то тогда следует заключать не договор аренды, а договор ссуды (ст. 827 ГК);
• если срок аренды не установлен, то тогда считается, что договор заключен на неопределенный срок (ч. 2 ст. 763 ГК). В таком случае каждая из сторон договора может отказаться от договора в любое время, письменно предупредив об этом вторую сторону за один месяц либо в иной срок, установленный таким договором аренды.

Суть договора определяют его условия, а не название. Таким образом, если договор аренды не имеет платы за пользование, то он тогда рассматривается как договор ссуды, как бы его ни называли.

Внимание: аренда автомобиля всегда платная и имеет срок действия.

При аренде ТС арендатор имеет право самостоятельно использовать такой объект аренды в своей деятельности и без согласия арендодателя заключать от своего имени договоры перевозки на арендованном ТС, а также другие договоры в соответствии с назначением ТС (ст. 800 ГК). Теперь подробнее об особенностях аренды именно автомобиля и у обычного физлица.

Аренда по Налоговому кодексу (далее – НК) рассматривается как предоставление услуги. Аренда автомобиля предприятием у физлица соответствует понятию хозяйственной деятельности, если ее целью является получение дохода (прибыли) от использования такого ТС.

Особенности договора аренды авто у физлица

При аренде автомобиля у физлица обратите внимание, что договор аренды ОБЯЗАТЕЛЬНО:

• заключают в письменной форме (ч. 1 ст. 799 ГК);
• нотариально удостоверяют (ч. 2 ст. 799 ГК). Подробнее о его особенностях – читайте ниже;
• должен иметь согласованные предмет, цену и срок действия договора (ч. 3 ст. 180 ГК, ч. 1 ст. 759 ГК).

По периодичности платежей, то арендная плата, если иное не определено договором, уплачивается ежемесячно (ч. 5 ст. 762 ГК). Рекомендуем также обязательно указать ее периодичность в договоре, а также прописать каким образом будет осуществляться документальное оформление результата оказанной услуги. Обычно это акт приемки-передачи оказанных услуг (о нем – читайте ниже).

Кроме того, существуют еще такие важные юридические особенности договора аренды автомобиля:

• по предмету договора, то есть автомобиля, должны быть определены его индивидуальные признаки, например так указан его VIN-код (номер кузова) или номер государственной регистрации, по которому тоже можно установить другие индивидуальные признаки автомобиля по базе данных МВД;
• автомобиль-это непотребная вещь. Это означает, что арендатор не может разобрать такой автомобиль на запчасти и использовать их для других своих или не своих автомобилей;
• если в договоре указано о перевозке с одного места в другое, но не определены индивидуальные признаки автомобиля – это договор перевозки, а не аренды. В таких договорах исполнитель может предоставить любой автомобиль, отвечающий заявленным потребностям заказчика;
• если арендатор не смог пользоваться автомобилем из-за обстоятельств, за которые он не отвечает, то тогда арендатор освобождается от арендной платы за все такое время. Так, например, если автомобиль вышел из строя по независящим от арендатора обстоятельств, то нет оснований данную арендную плату за этот месяц ни начислять, ни платить (ч. 6 ст. 762 ГК).

Щоб узяти на баланс об’єкт ОЗ, визначте строк його корисного використання. Адже від нього залежить, протягом якого часу об’єкт амортизуватиметься в обліку й, відповідно, впливатиме на фінрезультат підприємства. Стаття допоможе визначити строк корисного використання і вчасно його переглянути

Также рекомендуем обратить тщательное внимание на положения договора о:

• страхование автомобиля;
• последствий попадания арендованной машины в ДТП;
• ремонта автомобиля – текущего и капитального, возможности осуществления арендатором улучшений машины. Кто может такие мероприятия проводить и кто оплачивает (подробнее читайте ниже).

Теперь подробнее рассмотрим продление срока действия договора и вопросы нотариального удостоверения.

Внимание: ТС передать в аренду имеет право его владелец или лицо, которому принадлежат имущественные права.

Продление срока действия договора автомобиля

Договор аренды является действующим в течение срока, установленного в договоре (ч. 1 ст. 763 ГК). За пределами этого срока арендные отношения могут продолжаться в случае, когда стороны это согласовали. Например, предостережение образца «В случае если за один календарный месяц до окончания срока аренды, предусмотренного настоящим договором, ни одна из сторон не заявит о желании прекратить арендные отношения, стороны считать данный договор продленным на срок, аналогичный срока аренды по настоящему договору». Это значит, что после окончания договора аренды автомобиля, заключенного на один год, при отсутствии заявлений о желании прекратить настоящий договор считается действующим еще на один календарный год на тех же условиях. Поэтому арендатор имеет право начислять расходы в размере арендной платы еще в течение одного года и обязанность платить арендные платежи.

Нотариальное заверение договора аренды автомобиля

Нотариальное заверение договора аренды автомобиля у физлица зависит от такого:

• аренда автомобиля у физлица, что не имеет регистрации предпринимателем, – да, нотариальное заверение обязательно (ч. 2 ст. 799 ГК). Без него сделка является ничтожной с момента заключения (ст. 215 ГК, ч. 1 ст. 236 ГК). Как следствие, физлицо может потерять арендные платежи;
• аренда автомобиля у физлица-предпринимателя (ФЛП) — лучше тоже нотариально удостоверить. Во-первых, у ГК исключений в отношении ФЛП нет. Во-вторых, автомобиль может быть зарегистрирован либо на физлицо, либо юрлицо. Нет такого понятия как регистрация на ФЛП.

Однако, если все же договор аренды автомобиля с ФЛП нотариально не зарегистрировали и возникли юридические проблемы, то дело можно все же выиграть. Дело в том, что есть еще нормы параграфа 5 главы 30 раздела VI ГК, которые регулируют договор аренды между субъектами хозяйствования и там нотариальное удостоверение не требуется. Аргументами есть и многочисленная судебная практика: п. 2.11 постановления пленума ВХСУ от 29.05.13 № 12 «О некоторых вопросах практики применения законодательства об аренде (наем) имущества», также постановление ВХСУ от 14.11.2012 г. по делу № 5009/1792/12, постановление ВХСУ от 26.04.2012 г. по делу № 5015/225/11, решение Винницкого апелляционного административного суда от 07.04.2015 г. № 822/59/15.

Внимание: договор аренды автомобиля с ФЛП тоже лучше нотариально зарегистрировать, чтобы избежать юридических рисков.

Допоможемо розібратися, чи відновлені строки давності та податкові строки, в т. ч. щодо перевірок. Із 01.08.2023 Верховна Рада змінила порядок обчислення строків давності. Причина — зобов’язання України перед міжнародними партнерами щодо відновлення довоєнного стану податкової політики

Договор аренды автомобиля директора

Если автомобиль арендуется у директора предприятия, то обратите внимание, что он не должен тогда подписывать договор аренды, так как он не может подписывать договоры с обеих сторон, когда он является заинтересованной стороной (ч. 3 ст. 238 ГК). Это же касается и договора займа. Директору надо делегировать право подписи договора тогда другому работнику предприятия, например, своему заместителю или сотруднику, которому выдана на это доверенность директором (должна быть заверена нотариально, так как договор аренды автомобиля у физлица тоже заверяется нотариально). Подпись директора не будет означать автоматически недействительность договора, но создаст юридические риски относительно возможного признания его недействительным в судебном порядке, например через иск одного из собственников.

Внимание: при аренде собственного авто директор предприятия не должен подписывать такой договор аренды «сам с собой».

Ремонты автомобиля и аренда

Обязательно советуем урегулировать вопрос ремонта автомобиля :

• кто осуществляет текущий ремонт и замену расходных материалов (горюче-смазочные материалы, бензин, свечи, аккумулятор, тормозные колодки). Как правило, это арендатор (ст. 801 ГК). Пример «острой» ситуации: ремонт автомобиля после ДТП, если не хватает средств страхового полиса осаго. Желательно прописать, кто несет данные расходы;
• кто осуществляет капитальный ремонт. Как правило, это арендодатель;
• улучшения автомобиля. Улучшение – это не ремонт (ст. 778 ГК). Улучшения дают автомобилю определенные новые свойства (экономия, дополнительные функции, безопасность и другие). Если они осуществляются, то как они соглашаются сторонами. Если улучшения отделимы, то арендатор имеет право при возврате машины изъять и оставить у себя (ч. 2 ст. 778 ГК). Например, арендатор желает установить газобаллонное оборудование (ГБО). Имеет ли арендодатель оплачивать его установку, как быть с ГБО при возврате автомобиля (снять, подарить арендодателю, продать арендодателю). Примером других улучшений может быть установка дорожного видеорегистратора, сигнализации.

Передача объекта аренды

Арендодатель может передать арендатору автомобиль в пользование немедленно или в срок, установленный договором аренды (ст. 765 ГК). Если это обязательство арендодатель не исполнил, арендатор вправе по своему выбору (ст. 766 ГК):

• или требовать от арендодателя передачи имущества и возмещения убытков, причиненных задержкой;
• или отказаться от договора аренды и потребовать возмещения причиненных ему убытков.

С точки зрения налогообложения факт передачи ТС арендатору следует закрепить актом приема-передачи или хотя бы оговоркой в договоре аренды вроде: «Подписанием настоящего договора стороны подтверждают, что арендодатель передал, а арендатор принял в арендное пользование объект аренды».

Акт приема передачи автомобиля

Акт приема-передачи можно составить в произвольной форме, придерживаясь обязательных реквизитов первичных документов ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996. Также можно использовать готовые формы:

• акт приема-передачи основных средств по форме ОС-1 (приказ Минстата от 29.12.1995 № 352 утратил силу, но формой не запрещено пользоваться);
• или акт приема-передачи из приказа Минфина от 13.09.2016 № 818. Несмотря на назначения для государственного сектора (бюджетных учреждений) он может использоваться и другими субъектами.

Рекомендуем использовать именно последний акт, так как он более «свежий» или взять его за основу и разработать свой собственный. Данную форму также можно привести в приложении к договору.

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Однако какую бы форму акта приема-передачи не выбрали, но рекомендуем в нем прописать такое:

• технические характеристики передаваемого автомобиля;
• VIN-код автомобиля или его номер государственной регистрации; ;
• техническое и визуальное состояние автомобиля. Во-первых, перед сдачей в аренду желательно заехать на СТО и получить соответствующий акт обследования, который можно приложить к акту приема-передачи. Во-вторых, чтобы не было потом каких-то вопросов, описать состояние кузова, лакокрасочного покрытия и стекла: есть царапины, сколы, трещины, вмятины. Можно добавить и описание состояния салона. Все дефекты следует изложить в акте. Не лишним будет добавить к акту приемки-передачи как приложение и детальные фотографии автомобиля;
• описание дополнительного оборудования, установленного на автомобиль: газобаллонное оборудование (ГБО), видеорегистратор, сигнализация, парктроник, магнитола, то есть тех вещей, которые могут быть сняты арендатором с автомобиля при эксплуатации;
• удовлетворенность арендатора состоянием автомобиля. «К техническому и визуальному состоянию полученной по акту приема-передачи автомобиля претензий нет»;
• описание документов, которые дополнительно прилагаются к автомобилю: технический паспорт, страховой полис автогражданки, страховой полис автокаско (если есть), акт обследования с СТО;
• описание вещей, которые дополнительно прилагаются к автомобилю: количество ключей, зимняя резина (шины), огнетушитель, запаска (докатка) и тому подобное.

Образец договора аренды авто у физлица

Налогообложение аренды автомобиля у физлица

Налогообложение доходов физлица-арендодателя. Ситуации возможно две:

• если аренда у обычного физлица (не ФЛП), то необходимо по арендным платежам удерживать НДФЛ (18%) и военный сбор. Такие доходы физлица следует показывать в Приложении 4ДФ налогового расчета под признаком дохода «127» (разъяснение ГНС 103.25 ВИР). Еще один нюанс: если автомобиль возвращается с улучшением, которого не было ранее, то надо его обложить налогом как дополнительное благо, с одинаковым доходом «126», например установленное ГБО. Это будут опять же НДФЛ и военный сбор. База налогообложения определяется исходя из остаточной стоимости объекта улучшения, но не ниже обычной цены. При этом при расчете база налогообложения еще и увеличивается на натуральный коэффициент (= 1/ (1– 0,18) = 1,21951, ст. 164 НК);
• если аренда у ФЛП, то удерживать налоги не нужно, так как предприниматель их платит самостоятельно.

НДС. Налоговый кредит будет только при условии аренды автомобиля у ФЛП-плательщика НДС (п. 198.6 НКУ). Предприниматель имеет еще и зарегистрировать налоговую накладную в ЕРНН. Сам же факт передачи автомобиля от физлица к арендатору объектом налогообложения не являются (п. 196.1.2 НК).

Однако при возврате автомобиля с проведенными арендатором улучшениями возникает объект обложения НДС-безвозмездная передача товара (пп. «в» пп. 14.1.191 НК). Например, арендатор не снял ним установлен ГБО и передал без компенсации обратно физлицу. Если же физлицо оплатило улучшение, то это уже обычная продажа.

Підприємства дедалі частіше отримують запити від податкової з вимогою надати інформацію про певну операцію і всі документи до неї. Радимо до таких запитів ставитися серйозно і в жодному разі їх не ігнорувати. З’ясуємо, як підготувати відповідь на запит податківців і при цьому уникнути ризиків

Не забудьте про 20-ОПП

Если договор аренды автомобиля заключен, то арендатору следует еще и подать уведомление форме 20-ОПП до ГНС о новый объект налогообложения (средство получения дохода), каким является автомобиль. Подается обязательно в срок 10 раб. дней после оформления договора аренды с физлицом. Если это забыть, то грозит штраф в размере 1020 грн (абз. 2 п. 117.1 НК). Повторно в течение года – 2040 грн (абз. 4 п. 117.1 НК).

Сообщать ГНС об автомобиле по форме 20-ОПП и в случае взятия его в безвозмездное пользование по договору ссуды не требуется.

При заполнении формы 20-ОПП в графе 10 «Вид права на объект» используем код «7» (право долгосрочного пользования или аренды) или код «8» (право краткосрочного пользования, аренды или найма).

Бухгалтерский учет арендованного автомобиля

В бухгалтерском учете арендованный автомобиль отражается на счете 01 «Арендованные необоротные активы». Объекты улучшений, что проводил арендатор следует учитывать на субсчете 117 «Прочие необоротные материальные активы». В налоговом учете это будет группа 9 «Другие основные средства» с минимальным сроком полезного использования 12 лет (разъяснение ГНС 102.05 ВИР). Использовать ускоренный срок в 5 лет здесь нельзя, так как объект затем будет передаваться обратно арендодателю (п. 431 подразд. 4 Переходных положений НКУ). Однако данные налоговые сроки амортизации касаются только плательщиков налога на прибыль – многодоходники. Малодоходники и единоналожники могут использовать любой срок амортизации, например те же 5 лет.

При списании улучшения:

• списывают на другие расходы проведением Дт 976 кт 117, если они не возмещаются арендодателем;
• на субсчет 286 «Внеоборотные активы и группы выбытия, удерживаемые для продажи» с последующим учетом в качестве продажи основных средств-если улучшения возмещаются арендодателем.

Внимание: списание улучшений или их передача арендодателю – это объект обложения НДС.

В целом учет аренды автомобиля ничем не отличается от учета аренды других объектов.

Аренда авто у физлица проводки

В бухгалтерских проводках аренда и ссуда автомобиля у физлица выглядит таким образом:

БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ ПО УЧЕТУ АРЕНДЫ СКАЧАТЬ ТАБЛИЦУ

БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ ПО УЧЕТУ АРЕНДЫ

Содержание хозяйственной операции

Дт

Кт

Сумма,

грн

Первичный

документ

Аренда автомобиля

Отражен в учете полученный в аренду на квартал автомобиль для директора. Арендодатель-физлицо

Акт приема-передачи в произвольной форме

Начислена арендная плата за пользование автомобиля директором за ІІІ квартал 2023

Акт оказанных услуг

Удержано с арендной платы НДФЛ (=5000×0,18 = 2700)

Приложение 4ДФ Налогового расчета

Удержанный военный сбор (=5000×0,015 = 225)

Перечислена на карточный счет физлицу-арендодателю арендная плата за автомобиль (=5000 – 900 – 75)

Платежные поручения, банковская выписка

https://buhplatforma.com.ua/article/ru/7922-arenda-avtomobilya-u-fizicheskogo-litsa