Акт дефектовки в автосервисе

К внутренней документации автосервиса всегда ставится много вопросов касательно формы и содержания. Акт дефектовки автомобиля не относится к бланкам строгой отчетности, из-за чего его структура и содержание отличаются у разных СТО. Рассмотрим основные требования к документу и определим, что должно входить в акт для корректной работы автосервиса.

Зачем нужны акты дефектовки на СТО?

Акт дефектовки в автосервисе — это диагностический лист, в котором отражается техническое состояние автомобиля и обнаруженные неисправности при диагностике. Информация из документа сохраняется в базе данных СТО и предоставляется в распечатанном виде клиенту — так владелец автомобиля узнает об обнаруженных проблемах в автомобиле, а автосервис может предложить услугу ТО или ремонта. Документ полезен сразу для обеих сторон: клиент может контролировать техническое состояние ТС, а СТО — сохраняет лояльность клиента и увеличивает средний чек.

Дефектный акт автомобиля отличается от дефектной ведомости — последняя относится к первичной документации, подтверждающей наличие дефектов в транспортном средстве. Дефектная ведомость позволяет получить только данные обо всех неисправностях автомобиля — акт же подтверждает проведение дефектовки, а также отражает оценку экспертной группы по устранению выявленных неисправностей.

Документ составляется при проведении планового технического осмотра, при поступлении автомобиля на ремонт, обслуживание или дооборудование. При выявлении скрытого дефекта в процессе ремонта может быть назначена более глубокая дефектовка детали с привлечением профильных специалистов. Целью заполнения диагностического листа считается определение всех технических и косметических неисправностей транспортного средства или детали автомобиля, а также наличие списка с инструкцией по восстановлению выявленных дефектов.

Что должно входить в диагностический лист

Стандартизированной формы содержания для акта дефектовки нет — документ может отличаться по содержанию у разных предприятий. Бланки для актов могут печататься на чистой или брендированной бумаге размером А6–А4. Заполненный документ должен содержать подпись и расшифровку подписи всех должностных лиц экспертной группы.

В образец акта дефектовки для автосервиса обязательно входят:

• Название станции технического обслуживания.
• ФИО мастера, проводившего диагностику автомобиля.
• Список должностных лиц, входящих в экспертную группу.
• Данные транспортного средства.
• Перечень обнаруженных дефектов.
• Рекомендации по устранению выявленных неисправностей транспортного средства.
• Состав контрольной группы с указанием ФИО и должностей экспертов, проводивших проверку ТС.
• Дата и время проведения дефектовочных работ.

Диагностический лист не имеет юридической силы для страховых компаний или как документ, используемый для судебных разбирательств при попадании автомобиля в ДТП, либо для решения гарантийных вопросов с официальными дилерами. Акт не должен включать опись характера повреждения или выработки дефектовочных комплектующих, а также причины износа детали и показания остаточного ресурса.

При желании владелец СТО может добавить в форму документа список рекомендуемых товаров, которые потребуются для устранения выявленных недостатков. Это позволит увеличить средний чек автосервиса и повысит лояльность клиентов.

Нужно повысить лояльность клиентов?

Телефония с записью звонков в программе АвтоДилер Онлайн поможет улучшить клиентский сервис в вашем СТО.

Таким образом диагностический чек-лист необходим только для оценки плана работ при составлении заказ-нарядов и не может использоваться в качестве доказательства при списании автомобиля в утилизацию или для снятия с учета в ГИБДД.

Когда требуется составление акта дефектовки автомобиля на СТО

Документ оформляется каждый раз при визуальном осмотре автомобиля, а также при проведении диагностических и дефектовочных работ. Акт дефектовки составляется после оформления акта приема-передачи транспортного средства и не может заменять данный документ. Поступивший на проверку автомобиль отдается в дефектную службу автосервиса, где проводятся следующие работы:

• Визуальный осмотр автомобиля, а также отдельных узлов и агрегатов.
• Демонтаж агрегатов и механизмов транспортного средства, в которых возможно наличие неисправностей для последующей диагностики.
• Обнаружение скрытых повреждений в узлах и агрегатах автомобиля.

Также могут проводиться метрологические испытания по оценке состояния геометрии кузова, токсичности двигателя или работоспособности поврежденных деталей автомобиля. Весь перечень обнаруженных дефектов или метрологических испытаний указывается в документе. Основная задача документа — зарегистрировать факт выявления неисправности транспортного средства, а также определить корректные методы по устранению дефектов. Аналогичная процедура проводится при поступлении на ремонт отдельной сложнотехнической детали на автомобиль. Например, электронного блока управления или двигателя в сборе.

Акт дефектовки запчасти от автосервиса составляется в нескольких образцах, один из которых может выдаваться на руки владельцу транспортного средства. Данный документ не относится к бланкам строгой отчетности, поскольку не содержит данных контрагента СТО и платежных реквизитов — диагностический лист не может приравниваться к кассовому чеку и использоваться для приема оплаты за услуги населению.

Инструкция по заполнению дефектного акта

В начале документа ставится штамп предприятия или надпись с грифом утверждаю и номером приказа на СТО, свидетельствующего об утверждении формы акта на данном предприятии. Далее указывается дата проведения, время начала и окончания проверка автомобиля, а также юридический адрес автосервиса и фактический, если местоположение дефектовочного цеха отличается от юридического адреса СТО.

В документе обязательно указывается информация об автомобиле — в список регистрируемых данных входят:

• Марка и модель транспортного средства.
• Год выпуска и наименование комплектации автомобиля.
• Тип автомобиля или кузова.
• Инвентарный номер и код шасси.
• Идентификационный номер ТС (VIN-код).
• Пробег транспортного средства на момент проверки.

Информация об автомобиле указывается в формате списка или таблицы. Под форматированием могут указываться примечания экспертной комиссии, а также прописывается общее техническое состояние — например, «доставлен после аварии», «поступил со снятым двигателем». Мастер, проводивший диагностику, также должен указать, что VIN-номер, цвет кузова, госномер и объем двигателя соответствуют предоставленному СТС.
Далее в документе указывается таблица, содержащая результат дефектовочных работ. В таблице описываются следующие данные:

• Полный перечень обнаруженных дефектов.
• Наименование деталей, которые подлежат окраске, замене или ремонту.
• Способы устранения выявленных проблем.
• Количество и единицы измерения неисправностей.

Решение экспертной группы о вариантах устранения каждого дефекта должно быть единогласным. При невозможности точно определить техническое состояние, размер выработки и износа детали, назначается более глубокая дефектовка с передачей прав профильным специалистам. Если проверка сложнотехнического агрегата автомобиля занимает несколько дней, в таблице дополнительно указывается дата и время выявления каждой неисправности.

Пример дефектовочной таблицы:

В конце акта дефектовки запчасти от автосервиса указываются ФИО и должности всех членов экспертной группы. Требования к составу комиссии:

• Руководитель СТО или его заместитель, уполномоченный на подпись подобных документов.
• Главный инженер автосервиса, либо начальник цеха или отдела СТО.
• Административный управляющий, отвечающий за состояние рабочего оборудования, диагностического и измерительного инструмента, использованного при дефектовке.
• Технический специалист-механик, проводящий дефектовку транспортного средства.

Каждый сотрудник автосервиса указывает свою личную подпись и ее расшифровку. После чего документ предоставляется владельцу транспортного средства для согласования.

Клиент СТО должен согласовать перечень проводимых работ по устранению выявленных дефектов и список предложенных товаров для ремонта и ТО автомобиля.

При заполнении документа запрещается использовать сокращения, а опись всех дефектов и экспертная оценка по устранению неисправностей должны прописываться максимально четко. В документе запрещены любые исправления — при совершении ошибки составляется новый акт.

А вот пример диагностического листа из программы АвтоДилер Онлайн:

Хотите иметь такие же диагностические листы?

Попробуйте «АвтоДилер Онлайн»: 7 дней бесплатно.

https://autodealer.ru/blog/akt-defektovki-na-sto