Ревизии и переписка в проектном институте. Интеграция и TDMS

Ревизии и переписка в проектном институте. Интеграция easla.com и TDMS

В статье речь пойдет о специфических для проектных предприятий процедурах документооборота, технического документооборота (у нас – на основе TDMS) и внешней переписки. других типов тоже могут существовать аналогичные потребности, поэтому, есть вопросы в отношении интеграции или автоматизации с помощью easla.com, статью также имеет смысл прочитать – тут описываются интересные технические детали.

Я собирался выступить на ежегодной конференции в ПАО «Гипротюменнефтегаз», однако из-за сильной текущей загрузки просто не успел подготовиться. Чем не оправдал ожиданий моих знакомых и коллег (ожидалась небольшая публичная дискуссия). Описываемое далее решение не содержит ничего революционного с организационной точки зрения, но, смею надеяться, некоторого внимания оно все же заслуживает.

Несколько начальных пунктов в статье посвящены «Зачем». Далее — «Каким образом» (VBScript, Если больше интересно, каким образом — листайте до 5-го пункта.

1. РЕВИЗИИ. ЧТО ЭТО ТАКОЕ.

Ревизии – это версии документов. Само слово пришло из иностранных стандартов, где ГОСТы 21-й серии распространения не имеют. Там, «у них», на документах в основных надписях есть поле «Rev.», которое, собственно, и расшифровывается как «Revision».

Примечание

Если честно, сами по себе ревизии несколько ущербны. Например, чтобы проектировщику заменить пару листов в документе, нужно выпускать новую ревизию документ. 300 страниц… В ГОСТах 21., от ревизий, подробно рассматриваются все возможные ситуации

С другой стороны, жизнь ведет нас к тому, что передача документов будет выполняться в электронном виде это уже так, как минимум, в 60% наших заказов, даже ГлавГосЭкспертиза принимает документацию виде). А в электронном виде полистно отслеживать изменения, например, Word, мягко говоря, неудобно. В отношении же файлов, например, с 3D-моделями – вообще непонятно, о каких листах может идти речь.

Компании с иностранным участием начали активно внедрять ревизии примерно 3-4 года назад.
Т.е. ревизиям — быть. Больше того, один из наших Заказчиков после получения первых документов (хотя он не предъявлял таких требований) при получении документов без ревизий начал возмущаться. Дальше станет понятно, почему.

В процессе разработки проектной документации проектировщик не просто чертит чертежи. Проектировщик очень активно общается с экспертами Заказчика , так и в формальном виде. документацию письмом, отвечает , вносит поправки, снова посылает документацию Каждый разрабатываемый документ.

Правильный способ работы заключается в том, чтобы перед отправкой сдать документ присваивается инвентарный номер номер изменения – процедура длительная, два других подразделения. Поэтому проектировщики избегают сдачи документации каждый раз только проектировщики – избегают ГИПы, Главный Инженер, чтобы задерживать процедуру согласования документации.

Примечание

Зачем же вообще нужна сдача в архив? Дело в том, что есть небольшая, но важная разница между передачей «готовой документации» Когда передается готовая документация – оформляется накладная. Это накладывает юридические обязательства там точно должно быть все сделано согласования требования, жесткие – Заказчик прекрасно понимает, уходит время, которое ему так же важно,

Т.е. внедрен учет ревизий или нет – обмен «без архива» идет в любом случае. Ставить номер изменения в архив тоже нельзя. А в результате возникает путаница. Документация попадает сначала (можно идентифицировать по исходящему номеру письма от Проектировщика), потом – (а вот тут уже исходящий номер от Заказчика! Номер письма Проектировщика пропал!). Специалисты Заказчика могут передать (и передают!) разным экспертам (а экспертов у Заказчика немало) документацию разных версий, невозможно пока разбор полетов.

Для того, чтобы путаницы не происходило – внедряется учет ревизий. На каждом переданном или бумажном виде документе написан номер ревизии, дата ее выпуска и комментарий. связываются по телефону, ревизии становится понятно, одинаковые документы они держат в руках, или нет.

2. КАК ОБЫЧНО РАБОТАЮТ С РЕВИЗИЯМИ.

Как ни печально, в большинстве организаций по сию пору обычной ситуацией является «ручная автоматизация». учета выполняет не машина, а люди. Например, случае есть группа выпуска, которая контролирует процессы передачи документации. – такой группы нет, учет ведут сами проектировщики.

Т.е. для того, чтобы передать документ Заказчику, инженер-проектировщик присваивает номер ревизии, распечатывает документ, идет к начальнику группы, подписывает, потом к главному специалисту, потом – к начальнику отдела, потом – к нормоконтролеру, потом, возможно, отделам, наконец, к ГИПу, и – может его отсканировать (вручную . ). нужно составить сопроводительное письмо, собрать сканы например, помощнику ГИПа или специально выделенному лицу, ответственному Это лицо даст Бог – не найдет ошибок (представляете, каково заново Потом, наконец, письмо с приложениями отправляют ( – т.к. там подписи!).

Заказчики, нужно сказать, попадаются разные. Одним нужно непременно через почту. Даже если там пара гигабайт. Другим – непременно через ссылку на ресурс Проектировщика. Третьим нужно выложить все на ресурс Заказчика. В общем, много вариантов. Это тоже, как правило, делается вручную.

3. А ЧТО НУЖНО ОТ РЕВИЗИЙ, КРОМЕ ИХ УЧЕТА?

• «В разработке» — еще не передавался Заказчику.
• «Передан» — нужен номер письма.
• «Доработка» — есть замечания.
• «Согласован» — документ согласован.

Такой реестр в «запущенном» случае составить реально, но уйдет недели две, и ошибки будут в 20% случаев. «ручной автоматизации» вроде бы легче – т.к. есть специальный человек, который денно отслеживает (по крайней мере, должен) передачу документации а все же централизация. Что дает результат примерно «через день» и… Почему? А потому, что согласование – процесс многоэтапный, а «ответственный» — нередко далек нюансов — не понимает. Корректнее всего процесс согласования отслеживает

Кроме того, есть вопрос контроля соответствия документации друг другу. В проектных документах часто упоминаются другие проектные документы. Составляется даже специальная «Ведомость ссылочных документов». По ГОСТу, в примечании обязательно указывается номер изменения документа. Т.о., по реестру документов с номерами изменений можно отследить, корректен ли документ ссылок, или он составлен на основании устаревших данных. При учете ревизий, требуют кроме номера изменения указывать и идентификатор ревизии. Для тех же целей.

4. КАК АВТОМАТИЗИРОВАЛИ УЧЕТ РЕВИЗИЙ МЫ.

При внедрении учета ревизий мы исходили из 2-х предпосылок. Во-первых, нужно сократить объем работы проектировщику (все эти распечатывания и сканирования). Во-вторых, нужно дать инструмент для отслеживания процесса согласования. Кому-то. Лучше всего – проектировщику. специального лица для отслеживания согласования. Поэтому – проектировщику, и инструмент этот должен быть удобным!

Начнем с 1-го пункта. На момент внедрения учета ревизий у нас уже был налаженный процесс сдачи в котором создавались PDF с подписями. Проектировщики им вовсю пользовались для того, чтобы обойти печать и сканирование с подписями (правда, при этом здорово напрягался архив). добавлены несколько полей в наши объекты и реализована процедура фиксирования ревизий, было включено автоматическое создание PDF с подписями.

Дальше сначала была реализована просто выгрузка файлов документов (исходные и PDF). А после этого была реализована функция, которая разрешила сразу же половину неразберихи в части отслеживания процессов – проектировщик на зафиксированной ревизии нажимает кнопку «Добавить к письму», выбирает письмо, и ревизия сама попадает в письмо в easla.com, а также устанавливается ссылка на объект ревизии Вроде бы мелочь, но зато сколько проблем это решает! Проектировщик экономит время сборе материалов, их архивировании и передаче в службу документооборота, может за 5 минут получить достоверный список того, что отправлено!

И еще никто не тратит много времени на архивирование материалов и правильную их передачу Заказчику.

Примечание

Карлик, на самом деле, базируется на плечах гигантов. Пока не налажена работа с ревизиями (что, в свою очередь, подразумевает стабильную работу «живого» архива), автоматическая установка подписей в PDF (чтобы избежать сканирования) и т.д. – внедрять такие «мелочи» очень проблематично.

По пункту 2 была реализована следующая функция – в TDMS проектировщик выбирает ревизию документа, нажимает кнопку «Письмо согласования» и выбирает из перечня входящее письмо, в котором есть информация о согласовании документа. Также выбирается, согласован документ, Все.

Примечание

Можно было автоматизировать процесс согласования более полноценно – проектировщик перечислял бы все замечания, вносил бы ответы, формировал бы письмо. Но было решено ограничиться этими возможностями потому, что большого интереса к составлению подробного отчета со всеми замечаниями нет.

В таком виде реализован процесс согласования конструкторской документации. Там интерес есть, отделов подготавливают один общий документ, что при «ручной автоматизации» невероятно мучительно. В произведении Чуковского (а точнее, Хью Лофтинга) упоминается Тяни-толкай, который, конечно, не являлся аллегорией на наше общество, но символически в смысле способа делать дела очень соответствует. И не только «у нас».

• получает способ хранения в системе всех вариантов, которые он разрабатывал для Заказчика отделов;
• может указать прямо в системе, каким письмом какой вариант он отправил;
• занимается отправкой не день-два, как раньше, а только час (нужна проверка вышестоящими специалистами);
• сам видит, в каком состоянии находится его работа (документов много, всего не запомнишь).
• не отвлекается еженедельно по нескольку раз на подготовку отчетов по просьбе Заказчика, подготавливает реестр за 5 минут!
• и т.д.

Проектировщику необязательно формировать реестр – для него есть специальная выборка по выбранной позиции показывается информация о передаче и согласовании:

Примечание

Нет, мы пока не автоматизировали контроль ссылочной целостности по ревизиям. Мы можем но проектировщики пока к этому морально не готовы.

5. ТЕХНИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ. ИНТЕГРАЦИЯ TDMS С EASLA.COM.

1. Функция «Добавить к письму»
2. Функция «Письмо согласования»
3. Функция «Подготовка реестра»

В каждом файле приложения имеются поля для хранения информации. Более того, в каждом файле приложения easla.com позволяет хранить не просто поле описания длиной, положим, 256 байт сделано в других системах), но целый список «Состав файла», в каждом элементе которого может храниться «Имя», «Номер ревизии», «Наименование ревизии» и «Параметры версии»:

Мы, фактически, являлись заказчиками этой особенности easla.com, и она нам очень пригодилась. просят по-разному формировать архивы, в одном архиве может находиться документов.

5.1. ФУНКЦИЯ «ДОБАВИТЬ К ПИСЬМУ» И ФУНКЦИЯ «ПИСЬМО СОГЛАСОВАНИЯ»

Разработка бизнес-логики в TDMS производится на VBS. За что отдельное спасибо разработчикам TDMS. морально устарел, и лучше бы это был .Net, но никакого специального языка программирования, по крайней мере, они изобретать не стали. Чем избавили нас от ограничений машины собственной разработки. Не говоря о том, что на Бейсике учат писать еще в школе.

Кроме того, в системе easla.com есть COM-интерфейс для работы с системой. Он встроен в агент, на каждое рабочее место. В этом интерфейсе реализовано несколько полезных инструментов. В данном случае мы воспользовались инструментом для выбора элементов списка, который выглядит вот так:

Вверху – строка для фильтрации элементов, внизу – перечень объектов (в данном случае – и любые другие элементы).

Далее несколько кусков кода, которые показывают, как реализована интеграция. Некоторые места кода вызывают удивление не очень профессиональным уровнем, можно и покомпактнее, и покрасивее написать, – не боги горшки обжигают. Главное – работает.

Получение исходящего письма из easla.com

Function GetOutingLetter() Set GetOutingLetter = Nothing Dim ea On Error Resume Next Err = 0 Set ea = CreateObject("Easla.Agent") If Err <> 0 Then MsgBox "EaslaAgent не установлен. Обратитесь к администратору", VbOKOnly & VbCritical, "Ошибка" Set ea = Nothing Exit Function End If ‘получение определения процесса «управление перепиской» Set process = ea.getProcessCOM("crs_management") If process Is Nothing Then MsgBox "EaslaAgent не смог авторизоваться. Обратитесь к администратору", VbOKOnly & VbCritical, "Ошибка" Set ea = Nothing Exit Function End If ‘получение определения объекта «исходящее» Set object_def = ea.getObjectdefCOM(process, "crs_management_outgoing", 0) Dim arr1(2) arr1(0) = "crs_management_outgoing_regnum" arr1(1) = "crs_management_outgoing_document" arr1(2) = "crs_management_outgoing_attachments" ‘формирование условий поиска, в данном случае – по статусу Set d = ea.CreateKeyValuesPairSoapItemCOM("status", Array("crs_management_outgoing_created")) ‘получение результатов выборки Set result = ea.getObjectrefsCOM(object_def, arr1, Array(d)) ‘задание списка выводимых в диалоге параметров Set kvps1 = CreateObject("EaslaAgent.com.easla.KeyValuePairSoap") kvps1.key = "Идентификатор" kvps1.value = "id" Set kvps2 = CreateObject("EaslaAgent.com.easla.KeyValuePairSoap") kvps2.key = "Описание" kvps2.value = "description" Set kvps3 = CreateObject("EaslaAgent.com.easla.KeyValuePairSoap") kvps3.key = "Дата создания" kvps3.value = "createtime" Set kvps4 = CreateObject("EaslaAgent.com.easla.KeyValuePairSoap") kvps4.key = "Статус" kvps4.value = "status.name" ‘вывод диалога Err = 0 Set ooo = ea.ShowSelectObjectDialogCOM(result, Array(kvps1, kvps2, kvps3, kvps4)) If Err = 0 Then Set GetOutingLetter = ooo End If Set ea = Nothing End Function 

Загрузка файла в easla.com и установка параметров

‘o – объект письма ‘commonname – название файла приложения ‘revision – идентификатор ревизии для основного описания ‘filename – название файла для основного описания ‘revdata – описание ревизии для основного описания ‘guids – список объектов в TDMS типа TDMSSheet для списка «Состав файла» Function AddFileToOutingLetter(o, commonname, revision, filename, guids, revdata) Set AddFileTotOutingLetter = Nothing Dim ea On Error Resume Next Err = 0 Set ea = CreateObject("Easla.Agent") If Err <> 0 Then MsgBox "EaslaAgent не установлен. Обратитесь к администратору", VbOKOnly & VbCritical, "Ошибка" Set ea = Nothing Exit Function End If Set process = ea.getProcessCOM("crs_management") If process Is Nothing Then MsgBox "EaslaAgent не смог авторизоваться. Обратитесь к администратору", VbOKOnly & VbCritical, "Ошибка" Set ea = Nothing Exit Function End If ‘сначала – проверка, есть ли такие файлы в письме (прикрепить-то easla.com позволяет, но нам этого не надо) ‘извлекаем атрибуты объекта, файлы приложений – это тоже атрибуты set attrs = ea.GetAttrsFromObjectCOM(o) colKeys = attrs.Keys For Each strKey In colKeys If attrs.Item(strKey).code = "crs_management_outgoing_attachments" Then For Each f In attrs.Item(strKey).values If f.nowname = commonname And f.isdeleted = "0" Then MsgBox "Ошибка прикрепления: удалите из письма и прикрепите единовременно все файлы этого комплекта " & commonname, VbOKOnly & VbCritical, "Ошибка" Exit Function End If Next End If Next ‘загрузка в easla.com Set orss = CreateObject("EaslaAgent.com.easla.ObjectrefSimpleSoap") orss.id = o.id Err = 0 ‘собственно загрузка set uploadfile = ea.uploadFileCOM(orss, code, filename) If Err <> 0 or uploadfile is Nothing Then MsgBox "Во время прикрипления документа к письму возникла ошибка. Обратитесь к администратору", VbOKOnly & VbCritical, "Ошибка" Set ea = Nothing Exit Function End If Set kvps1 = CreateObject("EaslaAgent.com.easla.KeyValuePairSoap") kvps1.key = "srcname" kvps1.value = commonname Set kvps2 = CreateObject("EaslaAgent.com.easla.KeyValuePairSoap") kvps2.key = "revcode" kvps2.value = revision Set kvps4 = CreateObject("EaslaAgent.com.easla.KeyValuePairSoap") kvps4.key = "revdata" kvps4.value = revdata ‘обновление основной информации о файле set ooo = ea.updateFileCOM(uploadfile, Array(kvps1, kvps2,kvps4)) If Err = 0 Then Dim arrFCSS() ReDim Preserve arrFCSS(0) ‘обновление списка «Состав файла» For Each ob in guids.Objects n = UBound(arrFCSS) ReDim Preserve arrFCSS(n + 1) arrFCSS(n) = ob.description ‘описание объекта n = UBound(arrFCSS) ReDim Preserve arrFCSS(n + 1) arrFCSS(n) = ob.guid ‘связь с объектом TDMS n = UBound(arrFCSS) ReDim Preserve arrFCSS(n + 1) arrFCSS(n) = ob.Attributes("REV_LETTER").Classifier.Code & ob.Attributes("REV_NUM") ‘ревизия n = UBound(arrFCSS) ReDim Preserve arrFCSS(n + 1) arrFCSS(n) = ob.Attributes("REV_DESCRIPTION") ‘описание ревизии Next ‘обновление описания приложения Set AddFileTotOutingLetter = ea.updateFileConsistCOM2(ooo, arrFCSS) End If Set ea = Nothing End Function 

Функции «Добавить к письму» и «Письмо согласования» в части получения номеров писем похожи, поэтому тратить время читателя на получение номера исходящего письма из easla.com

5.2. ФУНКЦИЯ «ПОДГОТОВКА РЕЕСТРА»

Данные в системах о связи писем и ревизий есть, теперь стоит озаботиться извлечением этих данных Отчет можно построить на основе выборок TDMS с использованием события «QueryAfterExecute» для связи получаемой из easla.com, но по соображениям мы решили сделать это через SQL, благо, что easla.com обладает возможностью получения данных в запросах SQL. Для этого к серверу MS SQL устанавливается расширение, позволяющее извлекать любую информацию из БД easla.com.

Весь код запросов приводить не буду, остановлюсь на ключевых моментах.

Получение перечня писем по перечню идентификаторов документов

CREATE PROCEDURE [dbo].[PR_TDMSReport_GetDocList_SENT] ( @guid uniqueidentifier –элемент дерева, с которого начинать поиск документов ) AS BEGIN declare @id bigint select @id = f_objid from tngptdms.dbo.tobject (nolock) where f_guid = @guid; declare @temp_revs table ([guid_rev] uniqueidentifier --GUID ревизии ,descr varchar(max) --описание ревизии ,letter varchar(10) --1-е поле ид-ра ревизии ,id varchar(10) --2-е поле ид-ра ревизии ,t datetime --время фиксирования ревизии ,objid_rev bigint --системный ид-р ревизии ); --заполнение таблицы документами, находящимися ниже по дереву insert into @temp_revs EXEC [TNGP].[dbo].[PR_TDMSRevision_GetListByObject] @guid = @guid --формирование перечня GUID-ов для XML-запроса в ESLA declare @subquery varchar (MAX) set @subquery = cast ((select '<'+cast([guid_rev] as varchar(50))+'>' from @temp_revs for xml path('item'), elements, type) as varchar(MAX)) --здесь заполняется секция условий для XML-запроса declare @query XML set @query = '  crs_management_outgoing_attachments ' + @subquery + '  ' --временная таблица для хранения результатов, получаемых из easla.com declare @temquerytbl table ( regnum varchar(32), regdate varchar(32), revguids xml, [SentStatus] varchar(40) ) --параметры, необходимые для запроса в easla.com DECLARE @organization_id AS INT; DECLARE @process_id AS INT; DECLARE @objectdef_id AS INT; DECLARE @user_id AS INT; declare @ret int declare @logined int set @logined = 0 if(@subquery is not NULL) begin -- пользователь,пароль – можно завести пользователя с правами просмотра всей информации в БД ESLA, чтобы не указывать системного администратора -- EASLAlogin – функция из расширения для easla.com select @logined = [master].[dbo].[EASLAlogin](пользователь,пароль) IF (@logined = 1) BEGIN --выборка параметров для запроса в easla.com SELECT @organization_id = organization.id, @process_id = process.id, @objectdef_id = objectdef.id FROM [master].[dbo].[EASLAgetOrganization] ('TNGP') AS organization LEFT JOIN [master].[dbo].[EASLAgetAllProcesses] () AS process ON process.oid = organization.id LEFT JOIN [master].[dbo].[EASLAgetAllObjectdefs] () AS objectdef ON objectdef.pid = process.id WHERE process.code = 'crs_management' AND objectdef.code = 'crs_management_outgoing'; -- ид-р пользователя в easla.com SELECT @user_id = id FROM [master].[dbo].[EASLAgetOrganizationUser] (@organization_id, пользователь) --запрос в easla.com необходимой информации insert into @temquerytbl SELECT attributerefs.value('(ArrayOfAttributerefSimpleSoap[1]/AttributerefSimpleSoap[1]/values/item/node())[1]','varchar(30)') as letternum ,attributerefs.value('(ArrayOfAttributerefSimpleSoap[1]/AttributerefSimpleSoap[2]/values/item/node())[1]','varchar(30)') as regdate ,cast(attributerefs.query('(ArrayOfAttributerefSimpleSoap[1]/AttributerefSimpleSoap[3]/values/item/consist/item/revdata)')as varchar(max)) as revguid ,cast([status].query('(StatusSimpleSoap[1]/name[1]/node())')as varchar(max)) as sentstatus from master.[dbo].[EASLAgetobjectrefs]( @process_id, @objectdef_id --перечень запрашиваемых полей ,CAST(' crs_management_outgoing_regnum crs_management_outgoing_sentdate crs_management_outgoing_attachments  ' AS XML) ,@query, @user_id ); end declare @temquerytbl1 table ( revguid varchar(50), regnum varchar(30), regdate varchar(30), sentstatus varchar(40) ) insert into @temquerytbl1 select cast(t2.loc.query('(./node())') as varchar(50)), regnum,replace(regdate,'/','.'),sentstatus from @temquerytbl as T CROSS APPLY revguids.nodes('/revdata') as T2(Loc) END IF (@logined = 1) BEGIN select @logined = 1 - [master].[dbo].[EASLAlogout]() end … 

Также есть похожая процедура PR_TDMSReport_GetDocList_RECEIVED, в которой запрашивается информация по письмам согласования. Атрибуты, в которых указано письмо согласования, но в целом для описания принципа работы несущественные.

Есть набор процедур, через операцию JOIN объединяющих все эти данные с данными из TDMS площадка строительства, позиция по генплану и т.д., около 50 параметров). Процедур несколько, т.к. есть довольно специфические требования некоторых Заказчиков. в документах MS Excel. Шаблонов документов существует около 10 штук – отчеты различаются, каждому из Заказчиков – свой вариант.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По моему опыту, внедрение очень небольшого количества видов учета проходит так же гладко, как внедрение учета ревизий. После внедрения архив стал действительно «живым», потому что проектировщики получили возможности, существенно сокращающие им время на, скажем так, не самые основные задачи. (что, отмечу, говорит о некотором уровне стабильности) зарегистрировано уже более (входящих подавляющая часть которых связана с проектной документацией. Заказчики нашего предприятия отмечают значительное отличие в части организованности процесса согласования с другими предприятиями.

Серьезную роль сыграло и наличие хорошего рабочего контакта с разработчиками easla.com. на реализацию возможностей (такие, как «Состав файла»), всегда обсуждались своевременно реализовывались.

• проектный институт
• проектирование
• автоматизация бизнес-процессов
• TDMS
• easla.com
• VBScript
• MS SQL
• интеграция информационных систем

https://habr.com/ru/articles/283386/