Заказ-наряд на ремонт. Почему его нужно использовать?
Наряд-заказ на обслуживание автомобиля — документ сервисного предприятия, который оформляется при предоставлении услуг СТО: ремонта или замены комплектующих, диагностики, тюнинга или дооснащения. Форма заполнения заказ-наряда не регламентирована, из-за чего у многих предпринимателей возникают трудности при разработке бланков и актов. Разберем, что нужно включать в данный документ, в каких случаях предприятию требуется оформлять заказ-наряды и как правильно оформить бланк с точки зрения законодательной базы РФ.
Для чего нужен заказ-наряд сервисному центру?
Заказ-наряд на ремонт автомобиля — форма документа, подтверждающего торгово-деловые отношения между сервисным центром и клиентом. Для автосервиса акт заказ-наряда на выполнение работ сочетает сразу несколько регулирующих документов:
- Акт договорных обязательств — заверенная подписями информация на бланке свидетельствует о закреплении намерения автосервиса предоставить указанные услуги, а клиента — оплатить работу и запчасти. Подписанный документ может использоваться для защиты в суде в интересах сторон.
- Расчет стоимости предоставляемой услуги — в бланке содержится информация о выполненной работе мастеров СТО: от диагностики и дефектовки до ремонта и настройки оборудования. Кроме того, в документе указывается стоимость запчастей и расходников, которые были приобретены у автосервиса.
- Техническое задание — обозначенный спектр услуг и перечень комплектующих позволяет определить сервисменам пул предстоящих задач и количество используемых комплектующих для ремонта.
Договор заказ-наряда относится к первичной бухгалтерской документации и необходим для аудита и подготовки финансовой отчетности предприятия. На основании заказ-наряд автосервис может законно получать оплату при предоставлении услуг — документ позволяет проводить расчеты физлиц с юридическим лицом по банковским картам или наличными.
Важно! Наряд-заказ на обслуживание автомобиля не может считаться актом о выполненных работах автосервиса. В документе прописываются только планируемая или фактически выполненная работа мастеров СТО, а также количество используемых запчастей для ремонта транспортного средства. Использование бланков не освобождает предприятие от использования актов выполненных работ и получения-приемки транспортного средства.
Как заполнять заказ наряд — что прописывается в документе?
Из данных для заказ-наряда в обязательном порядке должны быть прописаны:
- Информация о предприятии: наименование компании и адрес юридического лица, ИНН и данные о регистрации ИП, ФИО ответственного мастера за проделанную работу.
- Данные об автомобиле: марка и модель транспортного средства, год выпуска и комплектация, регистрационный номер или VIN-код. По согласованию сторон указываются все серийные номера автомобиля: например, идентификаторы Т-Mark, предупреждающие риск кражи запчастей на автомобилях Toyota.
- Информация о клиенте СТО: ФИО заказчика, мобильный телефон и адрес по месту прописки. Если клиент — юридическое лицо, обязательно требуется ИНН и адрес регистрации предприятия.
- Сроки: дата и время принятия и возврата автомобиля клиенту. При комплексном обслуживании или сложном ремонте заказ-наряд на ремонт автомобиля заполняется промежуточными датами о завершении каждого этапа работ.
- Порядок оплаты и цена услуг: указываются все используемые комплектующие и расходники, а также стоимость работы мастеров. При этом клиент может отказаться от оплаты, если стоимость, указанная в заказ-наряде, предварительно не была согласована.
- Перечень услуг и используемых запчастей: указывается весь спектр работ мастеров и комплектующих, необходимых для ремонта автомобиля. При этом автосервис не вправе добавлять дополнительные платные услуги в заказ-наряд.
Хотите упростить и упорядочить учёт запчастей?
Попробуйте модуль Магазин в программе АвтоДилер!
В завершение ставятся ФИО и подпись менеджера, составившего заказ-наряд, а также подпись клиента.
Дополнительно в бланке заказ-наряда на работу мастеров указываются условия и длительность гарантии автосервиса, если это предусмотрено политикой компании, а также список рекомендаций для клиента. В списке отмечаются все вторичные или независимые неисправности, которые были обнаружены при диагностике автомобиля, а также сроки следующего регламентного ТО. Если клиент не желает устранить проблемы сразу в автосервисе, список с рекомендациями станет защитой автосервиса от возможных претензий в дальнейшем.
Заказ-наряд автосервис. Учёт и работа в документе.
Наряд-заказ предприятия — подотчетный документ, который используется в бухгалтерии СТО для составления финансовых отчетов. Работа, учет и хранение данного документа регламентируется требованиями федерального закона 22.05.2003 N 54-ФЗ. Печать заказ-наряда осуществляется внутри офиса компании лимитированным количеством, все пустые бланки хранятся в сейфе руководителя или бухгалтера без подписей и печатей.
Автосервис может составить предварительный заказ-наряд на работу исходя из данных клиента или результата первичной диагностики, после чего заполнить новый бланк, основываясь данными полученными при полной дефектовке транспортного средства. При оформлении заказ-наряда станция технического обслуживания полностью согласовывает с клиентом количество и порядок предоставляемых услуг, стоимость работы и запчастей, а также список используемых комплектующих. После подписания заказ-наряд на услуги автосервис клиенту предоставляет заверенный дубликат.
По окончании рабочего дня документация пломбируются или опечатываются. Все выполненные заказ-наряды хранятся в бухгалтерии в течение 5 лет, после чего могут быть уничтожены согласно установленному порядку на предприятии. До окончания действия гарантийного периода, прописанного в договоре, бланки наряд-заказов сервиса хранятся в сейфе или хранилище.
Поиск запчастей занимает много времени?
Воспользуйтесь каталогами от компании АвтоДилер!
В каких случаях СТО не требуются заказ-наряды?
Документ несет функцию договора и необходим для закрепления всех согласованных условий между сторонами, при этом обязательно требуется подпись клиента и ответственного сотрудника автосервиса. Заказ-наряд на техническое обслуживание или ремонт автомобиля заключается для закрепления торгового-деловых отношений между СТО и клиентом при выполнении сложной или комплексной услуги.
В составлении наряд-заказа нет необходимости при предоставлении быстрой, кратковременной услуги. Например, автосервис может обойтись без закрытия заказ-наряда при реализации следующего спектра услуг:
- Мойка автомобиля или чистка салона.
- Электронная диагностика или визуальный осмотр.
- Накачивание шин или балансировка резины.
Если работа осуществляется в присутствии владельца транспортного средства, СТО достаточно предоставить квитанцию для оплаты или выдать стандартный кассовый чек. Также оформление заказ-наряда на выполненные работы не требуется, если клиент сам воспользовался профильным оборудованием автосервиса — например, лично подкачал шины от компрессорной станции.
Рекомендации: что должен помнить помнить автосервис когда оформляет заказ-наряд?
Разрабатывая заказ-наряд автосервис должен придерживаться ряда рекомендаций, которые позволят защитить интересы компании при возникновении возможных претензий со стороны клиента.
- В приложении к заказ-наряду обязательно требуется оформление акта на передачу-приемку транспортного средства, в котором указывается марка и модель автомобиля, год выпуска, а также техническое состояние. В приложении необходимо описывать комплектность и указать все технические дефекты или косметические повреждения до момента принятия транспорта в ремонт — это предупредит возможные претензии со стороны автовладельца.
- При самостоятельной разработке примера формы заказ-наряда обязательно учесть все требования налоговой службы РФ, прописанных в Методических указаниях к заполнению документации строгой отчетности, которые обозначены в письме № ВК-6-16/210 от 31.03.1998. В противном случае бланки не смогут использоваться как подтверждающий документ при расчетах юрлица с клиентами банковскими картами или наличными.
- При заполнении бланка рекомендуется максимально подробно описывать все платные услуги, оказанные сервисменами при ремонте: дефектование и мойку запчастей, съем и установку крупных агрегатных узлов, разборку и сборку. Это позволит исключить претензии продавца о навязывании дополнительных услуг в досудебном порядке.
Для уменьшения количества спорных ситуаций с клиентами также рекомендуем использовать справочники по нормам времени ремонта.
Заказ-наряд на ремонт автомобиля
Заказ-наряд на ремонт авто используется в качестве упрощенного договора подряда, который оформляется в автосервисе перед началом ремонтных работ. Кроме того, документ может использоваться в качестве платежной квитанции, выставляемой клиенту для оплаты услуг, а также актом передачи и приема транспортного средства. В последнем случае типовой заказ-наряд бланк требуется доработать и добавить приложение, где будут описываться техническое состояние и комплектность автомобиля до ремонта в автосервисе под подпись клиента.
Порядок оформления заказ-наряда для автосервиса
Бланки документа подлежат строгой отчетности и заполняются только при оформлении сделки между клиентом и СТО. Документ регламентирует лишь количество проводимых работ для ремонта или обслуживания автомобиля, а также список используемых запчастей, поэтому подписывается клиентом только после проведения диагностики транспортного средства.
При выполнении типовых процедур или регламентного обслуживания автосервис может заключать предварительные заказ-наряды без проведения полной диагностики. В список услуг, подходящих для оформления предварительного наряд-заказа на работы по автомобилю входят:
- Дилерское ТО — комплекс услуг по обслуживанию транспортного средства после обкатки и в первые 3 года эксплуатации.
- Замена отдельных агрегатов техники без ремонта и настройки — установка нового генератора, замена свечей и катушек зажигания, монтаж радиатора и т. д.
- Пакетное дооснащение — расширение штатной комплектации машины дополнительными модулями, например, монтаж охранного комплекса или системы обогрева сидений для конкретной марки транспортного средства.
Если услуга предполагает проведение диагностики неисправности или дефектовки запчастей, а также затрагивает несколько агрегатных узлов, использование предварительного наряд-заказа нецелесообразно. В таком случае ряд работ определяется после полного осмотра транспортного средства и индивидуально согласовывается с каждым клиентом.
После подписания бланка клиентом документ считается официально заверенным между сторонами. В таком случае автосервис обязуется выполнить ряд обозначенных работ согласно описанному сроку, а также проконтролировать качество приобретаемых комплектующих, а клиент — оплатить услуги СТО по условиям, обозначенных в договоре
Преимущества использования заказ-наряд на ремонт автомобиля для автосервиса
Переход автосервиса на работу по бланкам заказ-нарядов позволяет предупредить риск возможного мошенничества со стороны клиентов и закрепить доверительные отношения между сторонами. От использования актов заказ-наряд на автомобили в выигрыше остаются и клиенты, и СТО — рассмотрим все плюсы и минусы
| Преимущества для автосервиса | Возможные недостатки | Преимущества для клиента |
| Документ закрепляет торгово-деловые отношения между СТО и клиентом, что дает сервис гарантию получения оплаты за проведенный ремонт автомобиля. | Бланки заказ-наряда не заменяют акт получения-приемки транспортного средства. Требуется или разработка приложения для бланка, или создание отдельного документа. | Полный расчет стоимости ремонта или ТО транспортного средства после проведения диагностики, фиксация стоимости работы в бланке наряд-заказа. |
Главное преимущество работы по заказ-нарядам — закрепление сделки для обеих сторон, что позволяет клиенту или компании отстоять свои интересы при нарушении условий договора. Дополнительно оформление акта заказ-наряда на автомобили упрощает автоматизацию бизнес-процессов компании. Например, заказ-наряд на выполнение работ в автосервисе после доработки юристами может использоваться в качестве универсального документа при работе с клиентами, который фиксирует:
- Акт заключения сделки.
- Акт передачи автомобиля в ремонт.
- Платежные реквизиты и сроки окончания ремонта.
- Договор на гарантийное обслуживание.
Это оптимизирует документооборот автосервиса и ускоряет делопроизводство, что косвенно сказывается и на увеличении качества сервиса СТО. Кроме того, выгрузка данных о клиенте из бланка может использоваться для создания персонализированных предложений и записи истории обслуживания.
Какие спорные ситуации может решить акт заказ-наряда автомобиля?
Заказ-наряд на установку запчасти или ремонт автомобиля позволяет разрешить конфликт между сторонами в досудебном порядке, либо отстоять интересы при разрешении гражданских споров в суде. Рассмотрим основные ситуации, которые могут стать причиной конфликта между автомастерской и клиентами:
- Использование бракованных или дефектных комплектующих — в документе закрепляется обязанность автосервиса в контроле качества приобретаемых комплектующих, а также снятие ответственности при использовании запчастей, доставленных клиентом.
- Передача грязного автомобиля в автосервис — грязь может скрывать повреждения на кузове транспортного средства, которые могут стать причиной конфликта. Заказ-наряд, совмещенный с актом приемки автомобиля позволяет документально закрепить состояние поступившего на ремонт транспортного средства и избежать в будущем разбирательств.
- Нарушение сроков ремонта или ТО транспортного средства — указанная дата окончания ремонта закрепляет право на получение клиентом полного спектра услуг к указанному периоду, либо право на компенсацию за неустойку со стороны автосервиса.
Таким образом использование заказ-нарядов на авто — плавный шаг к развитию и масштабированию автосервиса, позволяющий улучшить взаимоотношение с клиентами компании и оптимизировать большинство бизнес-процессов.
Заказ-наряд бланк
Бланк заказ-наряда на ремонт автомобиля можно разработать самостоятельно или с помощью юриста. Также можно скачать бесплатно шаблон или образец наряд-заказа из интернета — в таком случае документ придется адаптировать под требования компании и специфику бизнеса.
Как работать с бланком заказ-наряда на выполнение работ в автосервисе?
Для удобства компании заполнять бланки заказ-наряда на ремонт автомобиля рекомендуется в электронном формате, что позволяет оптимизировать документооборот и ускорить делопроизводство. Документ, который оформляется на компьютере может сразу выгружаться в CRM и систему учета, что исключает необходимость в ручном вводе данных и сокращает риск ошибок в документации по причине человеческого фактора.
Оформлять заказ-наряды на выполнение работ в автосервисе можно через офисные программы или профильный софт. Разберем преимущества и недостатки каждого варианта.
Заказ наряд Word
Образец заказ наряда на ремонт автомобиля в Word представляет собой шаблон офисного документа, в котором проставляются данные о заказе автосервисе, после чего документ распечатывается и отдается на подпись клиенту.
При работе напрямую с офисным редактором заказ-наряд Word может дополняться элементами управления, предполагающих быстрый ввод данных из заранее запрограммированных опций. Из доступных инструментов:
- Автоматическое определение даты заполнения документа.
- Вставка текстовых элементов: платежных реквизитов, товаров для ТО, данных клиента.
- Защита форм от изменения данных менеджеров компании при заполнении.
Кроме того, наряд-заказ на ремонт автомобиля в Word предусматривает добавление электронной печати для закрепления юридической силы документа. Это позволяет скачать готовый заказ-наряд на ремонт автомобиля в Word и отдать документ на подпись клиенту.
Предлагаем скачать заказ-наряд бланк в Word от компании АвтоДилер — наш шаблон полностью учитывает специфику работы автосервисов и может использоваться для делопроизводства сразу после заполнения данных компании.
Из минусов работы с редактором Word стоит отметить:
- Необходимость редактирования корневого файла — шаблон требуется регулярно обновлять по мере развития компании и спектра предоставляемых услуг, что предполагает постоянную работу с элементами управления. Кроме того, в базе данных постоянно необходимо держать чистый шаблон и создавать документы копированием файла, что также неудобно.
- Сложности при работе с несколькими документами — при заполнении нескольких бланков менеджеру необходимо переключаться между окнами в Word и CRM-системой, что усложняет обработку данных и замедляет процесс обслуживания клиентов.
- Необходимость вносить все данные вручную в систему учета — все данные из подписанного клиентом бланка придется еще раз вручную копировать в учетные системы, а также обновлять информацию в CRM-карточке.
Главным недостатком работы с образцами заказ-нарядов в Word считается проблемная выгрузка данных и невозможность интегрировать сторонний софт для автоматизации бизнес-процессов. Таким образом ответственному лицу необходимо дублировать всю информацию из созданных заказ-нарядов и контролировать обмен данными сразу в нескольких программах, что увеличивает объем бюрократических работ и негативно сказывается на уровне предоставляемого сервиса.
Профильный софт от АвтоДилер упрощает документооборот компании и предусматривает интеграцию с программами учета. Это позволяет выгружать всю информацию из бланков заказ-нарядов в автоматическом режиме в учетные системы и CRM, а также исключает необходимость в двойном вводе данных. Работать с программой АвтоДилер быстрее и удобнее, кроме того, это открывает возможности для автоматизации бизнес-процессов автосервиса при дальнейшем масштабировании компании.
Заказ наряд Excel
Основным преимуществом Excel над редактором Word считается более функциональный набор инструментов для работы с таблицами. Оформление заказ-нарядов на ремонт автомобиля в Excel упрощает обработку данных — среди преимуществ работы через офисный редактор таблиц:
- Расширенные возможности для расчета данных — инструментарий формул Excel позволяет произвести сложные расчеты по любым категориям элементов, что помогает быстро определить сумму комплектного ТО или спрогнозировать дату окончания ремонта автомобиля.
- Выгрузка данных в формате CSV — универсальный формат, позволяющий перенести данные бланка заказ-наряда из Excel в систему учета или базу данных для дальнейшей обработки.
В тоже время оформление заказ-нарядов на ремонт автомобиля через Excel не позволяет напрямую выгружать клиентские данные в CRM или выводить сводные отчеты о рабочих процессах предприятия. Формат работы с заказ-нарядами через Эксель подходит для малонагруженных сервисов и предоставляет много сложностей при обработке больших массивов данных — при составлении квартальной финансовой отчетности, расчете заработной платы для сотрудников или калькуляции по комплектующим для ТО.
Функционал модуля разработки заказ-нарядов на ремонт автомобилей от АвтоДилер включает весь необходимый инструментарий для удобной работы автосервиса. Бланки заказ-наряда на ремонт транспортного средства включают:
- Акт осмотра и фотографии приемки автомобиля.
- Акт дефектовки транспортного средства.
- Комплекс проведенных работ и используемых комплектующих.
- Платежные данные и реквизиты.
Система фиксирует все данные клиента, а также участвующих в ремонте менеджеров, что позволяет быстро рассчитать нагрузку на персонал, загруженность автосервиса и заработную плату сотрудников. Модуль предполагает автоматический расчет предварительной и точной стоимости работ для клиента, а комплекс инструментов для автоматизации документооборота ускоряет делопроизводство внутри СТО.
Здесь вы можете скачать заказ-наряд бланк в Excel от компании АвтоДилер и интегрировать документ в работу своей компании.
«АвтоДилер Онлайн» —
программа для автосервиса
- Все для управления СТО
- Старт за 5 минут
- Поддержка и обучение
- От 995 р./мес.
https://autodealer.ru/blog/zakaz-naryad-na-remont